很久以前在網路上看到的文章，連結找不到只好貼全文
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企業真的需要ERP嗎？

attila
2008/08/25 05:00:00

某日，一位曾被我教過資訊課程的中小企業主（公司員工數約三十多人），向我詢問有關ERP的相關問題，當下著實吃了一驚，因為ERP這種龐大而複雜的系統，通常只會出現在大型企業，況且這種「寶物」也不是三言兩語可以說完。在冗長的討論和分析之後，終於弄清楚他真正的需要：重新規劃IT設備的運用模式以及提高員工的運用技巧，而不是弄一套龐大的ERP進公司。

按照企管教科書的說明，（可參考維基百科內的說法: ERP（Enterprise resource planning，企業資源規劃）指的是根據公司所擁有的各種資源（包括物料供應、資金和人力規劃），以管理技巧來安排規模最合適的工作成員、物料分配與運作流程，好達到資源利用與利潤最大化的目的，目前大多是透過電腦系統來達成這樣的目的。

這種對企業經營有幫助的資訊系統，相信是每位企業主都想要的，只是目前市面上的產品，適用的對象幾乎都是大型企業，對於員工數只有數十人的中小企業來說，這些現成的ERP彷彿是把關公等級的青龍偃月刀拿給小孩子耍。（中小企業的人數認定標準各國不一，我國標準請參閱經濟部中小企業處的說明）

另一方面，對於台灣為數眾多的中小企業來說，在企業運作的效率與效能方面的問題，真的是因為企業資源整體規劃運用不良所引起的？還是工作流程與專案排程還沒上軌道的關係？或許在經營的層次上，並沒有複雜到必須仰賴資訊系統來進行所謂的企業資源規劃。而我的學生，正好是屬於後面這一種。

眾所周知，台灣的中小企業是非常有彈性的，成本的管控更是一流，在員工人數不多的情形下，資源浪費的情形其實很少。因為經營所需的相關資源相對不多，又全部操控在老闆一人手上，所謂的企業資源規劃，事實上只發生在老闆的腦海裡，公司內的其他專業人員（如果有的話）根本無從置喙。

這種情形下，我想ERP所計算出來的結果，絕對不會比老闆的腦神經系統還好。畢竟，ERP成功的關鍵之一，就是資料正確和共享，而企業資源的重要資訊（如預算）都在老闆大腦這個封閉系統中，再厲害的ERP也不會是中小企業所需要的資訊系統。

另外一個常見的問題，就是在激烈的商業競爭下，中小企業常常會搶下一些會打亂既定排程的訂單。美其名是儘可能爭取訂單，讓公司營收成長，事實上是不顧現實，將公司的產能和信用置於高風險之中。為了避免這樣的風險（也就是要能準時交貨或提供服務），既定的流程和排程不得不經常被「彈性」修改，所謂的既定流程，不過是實際作業的「參考」，該有的權威早已喪失。由此所衍生的成本浪費（加班費、補休、產品出錯修改和人員士氣低落等），往往比其他企業活動還多的多，因此很容易被中小企業主誤認為是企業資源沒有合理化運用的結果。因此在聽說ERP會帶來的神奇效果後，才會產生想要引進的念頭。

這位學生的問題，其實不脫上述的範圍。在了解問題的關鍵之後，我和這位中小企業主另行約了時間，到他的公司和IT人員一起進行資訊設備和軟體資產的盤點，並且和他確認在管理上是否要放棄不利於資訊共享的集權組織形式。

最後我們發現，他真正想要解決的問題，是讓專案管理更上軌道，讓接單、生產排程透明化，好讓業務單位能清楚接單的限制，避免工作排程的混亂，減少人員管理的困擾。至於他認為重要的企管項目如財務管理等，他還是希望牢牢掌握在自己手中（這在預料之中，我還沒聽過台灣的中小企業會把財務管理交給老闆娘以外的人）。

在只要改善專案管理和工作排程的前提下，我建議他只要使用已經建置完成的Microsoft Office和Exchange Server就可以了。

我為他所做的規劃，大概說明如下（為免囉唆，不詳述相關技術的細節）：

1. 工作排程方面：透過Outlook的共用「行事曆」、「工作」和「連絡人」等功能，公司所有人員就能及時知道後勤單位的生產排程和空檔，後勤單位也可以在第一時間內，知道業務接單的狀況，如此很容易就把接單和排程問題解決（當然也可完成最低限度的客戶關係管理）。

2. 專案管理方面：透過共用的「工作」功能，可以建立有如甘特圖（Gantt Chart）的專案管理形式，也可管理其進度（但沒有預算和人員分配的功能，符合老闆的要求）。然後以共用的「日誌」來輔助工作內容的管控。

3. 後續的績效考核：從共用的「行事曆」、「日誌」和「工作」等功能，就能得到最基本且較公正的考核參考。

4. 檔案共享：各單位平常就會用Office來製作各式各樣的文件，如提案企畫、產品簡報、費用報表等，必要時以附加檔案的形式放到相關的「工作」、「行事曆」等即可。如果是公用取閱的檔案，則透過區域網路的公用資料夾來解決。

這樣的規劃設計，距離真正的ERP還很遠，勉強只能說是實現了部分ERP的概念，即使如此，若能完全落實，對於多數中小企業在專案管理、工作排程和營運績效上，絕對會有正面的幫助。

即使規劃做得頗為詳盡，這位學生也感到滿意，然而在實務上還有很多地方必須克服。

首先，他的員工通常是根據自己的工作內容和認知的表現形式，來製作各式各樣的文件和報表，彼此之間還缺乏統一的格式和做法。這個問題若不解決，將不利於跨部門資料解讀（更遑論後端資料的處理）。第二，員工平常並沒有使用電腦來安排行事曆或工作排程的習慣，相關的功能並不熟悉，更何況使用共用功能之前，還必須先訂定相關的使用規範（降低協調和溝通的成本），因此還必須經過相當的教育訓練才行。（據說，不喜歡使用電腦來管理行事曆和工作排程的真正原因是：電腦對時間抓得太精準，缺乏「彈性」）

第三，員工沒有線上協同作業的經驗，對於這樣的規劃能為他們帶來多少工作上的幫助，多少會有質疑。此外新的作業方式勢必會帶來工作流程的改變，加上必須共用資訊，遂讓大家產生「獨門絕活會不會變沒用或被學走？」、「主管或老闆的控管是否會因此變得更嚴格？」或「專業秘密公開後，被聘價值（工作保障）會不會受影響？」之類的疑慮，這些都是導入新作法所必須解決的障礙。

這些難題中，關於軟體應用的技巧，透過教育訓練很容易就能解決，至於非關IT技術的部分，外人就完全使不上力了，只有靠企業主本身的企管理念和做法才能搞定。

在這位學生的意志堅持之下，新的做法經過將近半年的運作之後，公司經營效率開始有明顯的改善，員工也逐漸發展出更適合自己的運作流程。這位企業主至此才明白，他寄望於IT科技能帶來的效果，早就存在於先前投資的IT設備中，問題只在於是否了解企業經營需求和IT技術契合（match）的程度，以及所屬員工是否具備運用的能力而已。

當然，IT的相關投資是動態的。隨著企業的經營規模的改變，必須適當的「加碼」。若因軟體的增減而影響工作應用和流程，當然得適時調整相關的作業方式和流程（需配合教育訓練），如此才能讓IT的投資達到最佳的效果。

需不需要ERP？要回答這個問題，我想得先平心靜氣地診斷企業真正的問題何在，然後確立想改善的目標為何，最後再盤點現有的IT設備，確定現有的設備是否真的應付不了所面臨的問題。至此可能會發現，根本不需要ERP這個帶有神話意味、昂貴又龐大的電腦系統。又或者，早就該引進了！